KỸ NĂNG MỀM - NHỮNG KỸ NĂNG BẮT BUỘC ĐỂ THÀNH CÔNG - 02

Tiếp tục với các kỹ năng tiếp theo nào các bạn thân mến!

3. KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Kĩ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm (hay teamwork skills) là khả năng hợp tác, làm việc chung với một nhóm người có thể là bạn bè, đồng nghiệp,... nhằm mục tiêu đạt được kết quả tốt nhất cho công việc chung. Cụ thể kỹ năng làm việc nhóm sẽ bao gồm việc các thành viên đóng góp ý kiến, giúp đỡ, hỗ trợ nhau khi thực hiện công việc.

3.1. Tầm quan trọng của kĩ năng làm việc nhóm:

- Cải thiện kỹ năng giao tiếp giữa các thành viên

- Giải quyết vấn đề và tăng năng suất công việc

- Thúc đẩy sự sáng tạo và đưa ra quyết định đúng đắn

- Rèn luyện tính kỷ luật

Những kĩ năng cần có khi làm việc nhóm:

1/ KĨ NĂNG GIAO TIẾP

Giao tiếp là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả.Giao tiếp giúp bạn tương tác với các thành viên trong nhóm để đi đến thống nhất cho 1 ý kiến, quan điểm, cách làm.

2/ LẮNG NGHE NGƯỜI KHÁC
Cần biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác để thấy điểm tốt và chưa tốt, cùng nhau thảo luận, đóng góp để có kết quả làm việc hiệu quả.

3/ TỔ CHỨC - PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Cùng trao đổi để phân công công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm, phân chia khối lượng công việc đồng đều giữa các thành viên và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

4/ THUYẾT PHỤC, TRÌNH BÀY
Hãy trình bày ý kiến, hiểu biết của bạn, chia sẻ những kiến thức bạn có để cùng nhau đưa ra phương pháp phù hợp nhất để giải quyết vấn đề.

5/ TÔN TRỌNG VÀ GIÚP ĐỠ LẪN NHAU
Làm việc nhóm thì tất cả các thành viên đều phải biết trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau trong công việc, nếu đồng đội của mình gặp khó khăn hãy sẵn sàng chia sẻ, giúp đỡ họ, việc làm này sẽ tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm lại với nhau.

6/ CÓ TRÁCH NHIỆM VỚI CÔNG VIỆC CỦA MÌNH
Làm việc một mình hay nhóm bạn cũng cần luyện cho mình sự trách nhiệm với công việc. Khi làm việc một mình, kết quả không tốt thì chỉ bạn chịu trách nhiệm, nhưng làm việc nhóm thì khác, nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể.

7/ KHEN NGỢI, ỦNG HỘ NHỮNG CỐ GẮNG, NỖ LỰC CỦA CÁC THÀNH VIÊN
Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, từ đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản thân. Vì vậy nếu thấy được sự cố gắng của các thành viên trong nhóm thì bạn đừng ngừng ngại dành những lời khen cho họ.

8/ HÃY LUÔN ĐÚNG GIỜ

Hãy luôn đúng giờ, điều đó sẽ giúp cho các thành viên khác trong nhóm không phải chờ đợi bạn hay phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận trước đó. Điều đó cũng thể hiện mình tôn trọng nhóm.

9/ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Quá trình ra quyết định theo nhóm thường đòi hỏi sự thỏa hiệp- và đôi khi, thái độ sẵn sàng từ bỏ quan điểm riêng của cá nhân để ủng hộ quyết định chung của cả nhóm.Phải có khả năng xem xét vấn đề từ nhiều góc độ, quản lý dựa trên cơ sở kĩ năng của từng thành viên là tiền đề quan trọng để thúc đẩy hiệu suất và thành công của nhóm.

3.2. Rèn luyện kĩ năng làm việc nhóm:

- Đặt ra sứ mệnh và mục tiêu chung: Để tất cả các thành viên làm việc một cách hiệu quả, đóng góp vào sự thành công của nhóm thì cần phải đặt ra một mục tiêu chung. Mọi người sẽ phải luôn ghi nhớ và bám sát mục tiêu đó khi thực hiện công việc. Đôi khi phải ưu tiên cho mục tiêu nhóm trên cả mục tiêu của cá nhân để đảm bảo tiến độ và kết quả công việc chung.

- Lắng nghe ý kiến người cùng nhóm: Kỹ năng lắng nghe là một kỹ năng vô cùng quan trọng giúp hoàn thiện ý tưởng, công việc của nhóm cũng như bản thân được cải thiện hơn. Bạn nên học cách lắng nghe, tiếp nhận những lời góp ý tích cực từ đồng đội và sửa đổi, cải thiện nếu thấy hợp lý. Bởi vì người khác sẽ dễ nhận ra những thiếu sót, điểm chưa tốt và đưa ra nhận xét khách quan hơn là bản thân tự đánh giá. Vì vậy hãy sẵn sàng lắng nghe nhé!

- Phân chia rõ ràng vai trò và nhiệm vụ: Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có những điểm mạnh riêng trong các mảng, vì vậy cần phân chia nhiệm vụ một cách phù hợp. Khi đã được nhận nhiệm vụ cụ thể, đúng chuyên môn thì từng cá nhân sẽ thực hiện công việc tốt, đóng góp cho sự thành công của cả nhóm. Để làm được điều đó, người leader phải nắm được khả năng và điểm mạnh của mỗi người để có sự phân công hợp lý.

- Cân bằng khối lượng công việc: Công việc cần phải phân chia một cách công bằng, đồng đều khối lượng cho các thành viên trong nhóm. Tránh trường hợp chia cho người này ít nhưng người kia lại nhiều vì sẽ tạo môi trường làm việc không công bằng, lành mạnh, khiến mọi người không thỏa lòng khi làm việc.

- Làm việc nhóm trên tinh thần gắn kết: Luôn nhớ rằng khi làm việc nhóm, mọi người không phải đối thủ mà là đồng đội, là những người bạn của nhau. Vì thế hãy luôn cổ vũ tinh thần đoàn kết, cùng nhau vượt qua khó khăn trong công việc và cố gắng hoàn thành mục tiêu chung. Đó là tinh thần mà bất kỳ đội, nhóm nào cũng cần phải có.

- Tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau: Bạn chắc chắn sẽ gặp rất nhiều thành viên trong nhóm có tính cách và cá tính khác nhau. Nếu muốn tạo được môi trường làm việc lành mạnh, vui vẻ thì mỗi người phải hiểu và tôn trọng lẫn nhau, không nên có thành kiến về đặc điểm của ai đó trong nhóm. Bên cạnh đó, hãy tin tưởng vào khả năng của người khác. Khi cảm thấy mình được người khác tin tưởng thì đó là một động lực lớn để bản thân hoàn thành tốt công việc hơn,

- Có trách nhiệm với công việc được giao: Sự thành công của nhóm là tập hợp công việc và sự nỗ lực của tất cả thành viên. Nếu một người nào đó không hoàn thành tốt thì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Vì vậy, hãy có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao thật tốt trong thời gian quy định.

- Khuyến khích phát triển cá nhân: Mỗi cá nhân trong nhóm cần phải được tạo cơ hội để phát triển năng lực cá nhân. Trong vai trò một trưởng nhóm, nếu bạn nhận thấy một người có khả năng làm tốt ở công việc nào đó thì hãy giao nhiệm vụ cũng khuyến khích họ phát triển nhiều hơn trong tương lai.

- Ghi nhận và khen thưởng công bằng: Sự công nhận và khen thưởng là một động lực lớn giúp mỗi người có thể phát huy hết khả năng của bản thân. Không cần phần thưởng lớn hay giấy khen, đôi khi bạn chỉ cần gửi tới các thành viên một lời ghi nhận công sức hoặc khen thưởng đơn giản cũng đã giúp mọi người nâng cao tinh thần làm việc và cống hiến rồi đấy!

- Đưa ra và tiếp nhận lại phản hồi tích cực: Khi bạn nhận thấy có điều gì đó cần sửa đổi trong ý tưởng hay công việc của bất kỳ thành viên nào trong nhóm thì hãy cứ mạnh dạn trình bày. Tuy nhiên, phải chú ý sử dụng những lời nói nhẹ nhàng, lịch sự, tích cực với mong muốn công việc được hoàn thành tốt nhất. Bên cạnh đó, nếu bạn ở vị trí của người nhận phản hồi thì cũng cần phải dũng cảm đối mặt, vui vẻ tiếp nhận góp ý để xem xét nhé!

- Phát hiện xung đột và xử lý từ sớm: Trong một cuộc họp hay trong quá trình làm việc chung, nếu bạn cảm thấy có dấu hiệu xảy ra xung đột thì hãy giải quyết nó ngay, tránh để xung đột nổ ra lớn hơn về sau. Tốt nhất là mọi người hãy cùng nhau ngồi lại, bình tĩnh, lắng nghe và giải quyết vấn đề một cách nhẹ nhàng nhất có thể.

- Tránh quản lý vi mô: Đây là điều mà một người trưởng nhóm cần lưu ý. Có thể nhóm trưởng là người giỏi nhất, có khả năng nhất trong nhóm. Tuy nhiên, hãy tin tưởng đồng đội của mình, đừng quá theo sát từng công việc chi tiết mà hãy để mọi người được thoải mái sử dụng khả năng, sự sáng tạo của mình trong công việc. Việc quản lý vi mô có thể gây phản tác dụng cho kết quả chung.

Tags: